Lizenzmanagement

Rechtliche Sicherheit sollte eine Säule jeden Betriebes sein. Trotzdem zeigt die Praxis, dass gerade bei der produktiven Nutzung von Software keine perfekte Anfangsstrategie erdacht werden kann. Produktive Betriebe unterliegen ständigen Fluktuationen. Projekte werden ab- und neue angesetzt. Aufträge werden akquiriert und benötigen neue Ressourcen. Software wird hinzugekauft oder mal eben schnell installiert. Um Lizenzen kümmert man sich später. Ein Dienstleister soll schon mal Angebote schicken, schließlich soll ja alles korrekt ablaufen.

Gründe für Lizenzprobleme

Betriebe wachsen, Lizenzdeltas entstehen
Neue Projekte fordern neue Ressourcen
Falschberatung bei Initialstrategie
Falschberatung externer Dienstleister bei Lizenznutzung
Bewährtes Lizenzmodell ändert sich bei Versionsupgrade
Falsche Anwendung von Sonderlizenzen
Fehlerhafte Upgrade- und/oder Downgrade Nutzung

Im Endeffekt hoffen alle, vorbeugend ein paar Lizenzen zu kaufen, würde Schaden abwenden. Meistens jedoch sind es genau diese spontanen Nachkäufe, welche die Hersteller veranlassen, bei Ihnen nachzufassen.

Ein wirtschaftlich orientiertes Unternehmen legt seinen Schwerpunkt auf Produktion. Es geht nicht darum, den Umsatzzielen der Softwarehersteller optimal zu dienen. Wie an anderer Stelle bereits geschrieben: Natürlich sollen Hersteller für die Bereitstellung von Software entlohnt werden. Hier jedoch einen idealen Kompromiss zu finden, ist mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Dazu benötigen Betriebe ein aktives Lizenzmanagement.

Lizenzmanagement aufbauen

Lizenzmanagement zu betreiben ist ein fortlaufender Prozess, der je nach Unternehmen und Anforderungen an Software sehr individuell sein kann. Es kann jedoch nach klaren Regeln systematisch erarbeitet werden. Dies geschieht in mehreren Stufen:

Prüfung der IT Strategie hinsichtlich der Zielsetzung
Grobe Falschlizenzierung ausschließen
Nutzung einer Inventarisierungssoftware wie Lan-Inspector
Ermittlung des IST-Standes der Softwarenutzung
Bestandsaufnahme erworbener Lizenzen (Lizenzpool)
Lizenzabgleich und Ermittlung des Deltas

Betriebe unterliegen fortwährenden Änderungen. Die IT-Landschaft wächst und ändert sich ständig. Sie wird den Anforderungen angepasst, um optimale Produktivität zu erreichen. Deswegen ändern sich auch die Zahlen genutzter Softwareinstallationen und demnach auch der Bedarf an Lizenzen. Aus diesem Grund muss Lizenzmanagement ein fortlaufender Prozess sein. Inventarisierung und Lizenzabgleich müssen regelmäßig durchgeführt werden. Bei Unterlizenzierung kann dadurch schnell reagiert werden. Lizenzen können nachbeschafft oder Volumenverträge angepasst werden.

Fortgeschrittenes Lizenzmanagement

Je nach Unternehmensgröße und -komplexität kann es erforderlich sein, das obige einfache Konzept für Lizenzmanagement zu konsolidieren und zu erweitern. Dabei wird ein Rollensystem etabliert, das Verantwortlichkeiten regelt. Eine genaue Definition der Aufgaben, der Prozesse und Schnittstellen sorgt für reibungsloses Ineinandergreifen der Handlungen aller Beteiligten. Dadurch können Kosten minimiert und rechtliche Sicherheit auch in komplexem Umfeld erreicht werden.

Mit Zustimmung der Personalvertretung können auch weitere Features des Lan-Inspectors miteinbezogen werden. Zum Beispiel kann die Software-Nutzungsanalyse helfen herauszufinden, welche Software installiert ist, jedoch unzureichend genutzt wird.

Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen das passende Konzept. Sprechen Sie uns darauf an!